Системы управления проектами
Автоматизация бизнеса, Инструменты автоматизации бизнеса, Системы управления проектами

Системы управления проектами. Что это?

Когда проект большой и вовлечено множество сотрудников, то согласитесь, крайне сложно отслеживать актуальное состояние проекта. Что сделано, кто конкретно чем занимается, какие сложности возникли, что требует улучшения, сколько времени займет каждый из этапов. А когда еще несколько проектов, то становится еще сложнее. В таких случаях для лучшей эффективности используют системы управления проектами. В этой статье мы узнаем что такое системы управления проектами? Разберемся, что они представляют собой. Увидим их пользу, а также сделаем краткий обзор каждой из них.

Что такое системы управления проектами и что они представляют?

Что такое системы управления проектами?

Система управления проектами — это чаще всего выступает программное обеспечение, которое может организовывать, анализировать. И, в свою очередь, автоматизировать все необходимые данные, которые относятся к проекту. Не стоит относить системы управления проектами к методам управления проектами, это две разные вещи, хоть они и взаимосвязаны.

В одной из статей я привел простой пример того, как можно организовать дела. Прочитать вы можете в обзорной статье Организуем дела в Trello или же в другой статье, где уже приведен пример ближе к реальной ситуации и уклон сделан больше на практическую часть — Как организовать работу в Trello?

Впрочем, давайте приведу вам грубый пример. Системой управления проектами может быть и обычный список дел, которые записаны на стикере. Пишите наверху имя сотрудника, пишите список дел и наклеиваете на доску под заголовком «до вторника», а над доской висит наименование проекта. Конечно, пример выше был простым, поскольку сейчас платформы куда более навороченные, имеют под собой разные методологии (напр. agile, kanban) и могут быть наточены под определенный круг задач, которым занимается отдел.

В зависимости от отраслей, есть определенные специфические системы. Основаны, как правило, на некой методологии (kanban или scrum), и имеют свои гибкие настройки.

Какая польза в системах управления проектами?

Польза в них очевидна. Системы позволяют держать состояние дел в порядке. Если есть порядок, значит есть эффективность и отдача.

Какая польза в системах управления проектами?

Актуальное состояние дел в реальном времени дает большую маневренность при составлении будущей стратегии ведения дел. Это позволяет более гибко решать судьбу проектов. И также выносит куда более эффективные решения.

Также польза заключается в эффективном использовании человеческих ресурсов. Куда лучше, когда каждый сотрудник знает свою задачу и что от него требуют, а также сроки. Это освобождает людей от нерационального труда, которое дает мало эффекта.

Позволяет избавиться от нерентабельных задач. Задачи, которые под собой несут мало отдачи, легче заменить или вовсе исключить из стратегии компании, дабы сосредоточить силы на куда более весомые цели.

Планирование проектов становится куда проще. Системы позволяют разложить проект «по полочкам». Но, а это, в свою очередь, дает возможность уделять внимание мелким деталям. Мелким деталям, которым при обычном планировании могут не уделить внимания, смогут сыграть в злую шутку и иметь пробоину, что, в свою очередь, может отразиться, например, на финансах компании.

Да и вообще, само управление становится проще и удобнее.

Какие есть системы управления проектами?

Какие есть сстемы управления проектами?

Trello

У меня была статья касаемо этого инструмента Как организовать работу в Trello?. Trello — это своего рода CRM-система, которая позволяет организовать ваши дела. Платформа сама по себе интуитивно понятна и каких-то курсов для прохождения, как пользоваться этой системой не нужно. Вполне хватит документации и вполне разобраться с системой можно методом тыка.

Платформа имеет разное количество плагинов, разного оформления, которое будет радовать глаз. Имеет встроенный функционал, например, ставить сроки или назначать исполнителей задач. Есть возможность интегрироваться с разными веб-сервисами.

Jira

Если вы из ИТ-сферы, то вполне может подойти вот эта система. Этот инструмент очень хорошо подходит для разработчиков и тестировщиков, которая позволяет назначать задачи, создавать пользовательские истории или обозначать баги.

Имеет под собой scrum и kanban методологии. А также благодаря встроенным модулям может быть заточена под свои задачи.

Битрикс-24

Это уже CMS и CRM системы, имеющие под собой весь необходимый функционал. Система позволяет создавать лендинги, а назначать задачи совершенно легко. А, помимо этого, может напомнить о сроках, чтобы задача была выполнена в срок. Битрикс позволяет создавать чаты и имеет свое облачное хранилище. А также возможности телефонии и рассылки.

А что еще интересно, можно создавать интернет-магазины.

Битрикс-24 доступен в бесплатной версии, что дает возможность открыто пользоваться этим продуктом и использовать его для пользы собственного бизнеса. Это многофункциональная экосистема, с которой рекомендуется ознакомиться.

Позволяет интегрироваться с 1С и имеет возможность аналитики.

Яндекс Трекер

Благодаря Яндекс Трекеру можно организовать любую работу, которую можно описать в задачах. Это может как и разработка, так и планирование праздника, так и написание документа. Трекер не заточен под чего-то конкретно, область его применения широкая, благодаря этому этот инструмент поистине отличный продукт.

Широкий функционал позволяет подготовить материалы для рекламных компаний, до обсуждения макета какого-то сайта, приложения или продукта. Яндекс Трекер имеет под собой все виды актуальных графиков и диаграмм, возможность комментирования и налаженную работу отделов кадров.

Система позволяет распределить задачи и назначить их исполнителей. Трекер основан на Agile-методологии, оценивает трудозатраты и планирует спринты. Трекер также позволяет организовать у себя работу с заявками, которые могут поступать через почту.

Планфикс

Планфикс позиционирует себя как простой системой управления проектами. Она может подойти буквально всем, и не только людям в ИТ сфере, но и религиозным конфессиям и автомастерским. Она не несет в себе жесткой привязки к каким-либо правилам или методологиям, которые приняты, а вполне себе свободу действий. Что позволяет настроить систему под те ценности, которые приняты в вашей компании.

Планфикс вполне можно использовать не только как планировщик. Но и как CRM систему. Благодаря гибкости конфигураций, это поистине инструмент из пластилина, который можно слепить так, как заблагорассудиться вашей компании. А это, в свою очередь, не повредит вашим ценностям и сделает вашу работу вполне комфортной.

Заключение

В этой статье мы рассмотрели системы управления проектами. Конечно, выбирать нужно в первую очередь от состояния комфорта. Все системы можно так или иначе настроить под те задачи, что ставит ваша компания. Но выбирать надо так, чтобы те идеи и методологии, что стоят под этими системами, не противоречили вашим ценностям и курсу, что ставит перед собой компания.