как организовать работу в Trello?
Системы управления проектами

Как организовать работу в Trello?

В прошлой статье «Trello. Организуем дела» я рассказал о том, что такое Trello и как его использовать. А также привел простой пример, как можно добавить доску, назначить задачи. Пример этот был проще простого и само описание несло больше обзорный характер. В этой же статье я хочу рассмотреть уже серьезный кейс и продемонстрировать возможности этой платформы на реальном примере. Итак, давайте посмотрим, как организовать работу в Trello.

Предисловие к «Как организовать работу в Trello?»

Мы не будем рассматривать бизнес-класс подписку, а ограничимся базовым функционалом. Которого вполне хватит, чтобы уже по серьезному организовать наши дела.

Итак, представим картину. У нас есть обычная ферма по выращиванию овощей, ягод, зелени. На ферме трудятся 5 рабочих, у каждого, как правило, должна быть своя задача. Тут наступает сезон, когда весь засаженный продукт начинает поспевать. Ферма решает открыть несколько точек на рынке по сбыту товара, плюс ко всему прочему приходят заказы со стороны складов, магазинов на покупку товара. Начинается хаос, все работники выполняют несколько дел одновременно. Все путается, работа идет крайне непродуктивно, никто не понимает, чем ему заниматься и зачем. Главный хуторянин сам ничего не понимает и дает крайне бессмысленные задачи своим работникам. Клиенты/заказчики недовольны, главный хуторянин недоволен своими работниками, происходит очевидный крах в управлении. В общем, классика.

Тут на арену выходит платформа по управлению проектами Trello, и главный хуторянин решил опробовать этот инструмент в деле. Он поручает установить на смартфоны работникам это приложение, после чего садиться за компьютер и приступает к изучению, дабы дела его организовать по серьезному. И попробует ответить на вопрос — «как организовать работу в Trello?».

Первое знакомство с Trello

Наш главный хуторянин как только сел за компУтер, открывает страничку https://trello.com/ и видит следующий экран:

Главная страничка Trello.com «как организовать работу в Trello?».

Ага, думает он. Кликну я на кнопку «Зарегистрироваться» и перед ним вырисовывается следующая картина:

Окно зарегистрировать аккаунт чтобы ответить на вопрос как организовать работу в Trello?

Конечно, у него есть несколько вариантов, как зарегистрироваться. Он это видит и понимает, но поскольку у него есть почта на gmail.com, которой он всегда пользуется, он выбирает «Войти через Google».

После пары манипуляций перед ним встает следующая картина:

Добро пожаловать в Trello

Он недолго думая присваивает имя своей доске «С/Х работы на сезон 2021» и нажимает на стрелочку вниз.

После чего у него появляется информация о том, как обычно, нормальные люди организуют колонки в которых, будут записаны их карточки. В карточках могут быть заключены задачи, идеи.

Наименование колонок

После чего предлагается именовать карточки, которые будут в необходимых колонках.

Даем наименования колонкам

Главный хуторянин недолго думая, решает. «Ага», — подумал он. «Сейчас назначу». Он записывает в первой строке «Сбор урожая для точек», во второй «Поковка товара», в третьей «Прополка».

После чего ему предлагают назначить задачи для карточки «Сбор урожая для точек».

Задачи для карточки сбор урожая для точек

Он пишет, — «Необходимо собрать 20кг огурцов». Жмет Enter и появляется следующая картина.

Страница все готово

Система ему сообщила, что все готова и ему хватит этой информации чтобы, уже самостоятельно как-то организовать дела. Что ж, будем пробовать. Как только он кликает на синюю кнопку, перед ним вырисовывается следующее изображение.

Доска - рабочая область в Trello

Как организовать работу в Trello?

Он видит уже знакомые ему надписи на колонках, на карточек. Он примерно понимает что к чему, ведь все вроде становится интуитивно понятно. Он кликает на «Сбор урожаев для точек».

как организовать работу в карточке сбор урожая для точек в Trello?

Он в первую очередь решает дать описание этой карточке, чтобы не забыть, что он подразумевает под сбором урожая для точек. Он сумбурно пишет, — «Собирать необходимо только качественный продукт. Внешний вид должен быть идеальным, не слишком огромен, даже чтобы на вид товар был молодым. Клиентам нравится покупать молодой товар». И нажимает «Сохранить».

После чего он жмет на кнопку «Добавить элемент».

Окно добавить элемент

Он решает назначить еще задачу. Через два часа машина повезет товар на рынок по точкам и необходимо успеть собрать молодой товар. Он пишет «Собрать 5кг Малины» и жмет на «Добавить». И решает добавить еще «Собрать 10 кг лука» и «Собрать 10 кг Укропа».

В комментариях внизу пишет «Прошу отнестись к этим задачам серьезно». И жмет Enter. После чего нажимает на крестик и закрывает это окошко.

Следующая карточка

После чего он кликает на «Поковка».

как организовать работу в карточке поковка товара в Trello?

На этот раз у него карточка пустая и потому, он нажимает на поле «Чек-лист», чтобы назначить задачи касаемо упаковки товара. В появившимся окне он нажимает на кнопку «Добавить». Перед ним всплываем знакомая картина и он решает добавить туда 2 задачи «Упаковать 100 штук лука по 100 грамм» и «Упаковать 250 штук лука по 150 грамм».

Окно с задачи поковки товара

Далее он решает поставить какую-то метку. Нажимает на кнопку «Метки» и выбирает зеленый цвет. Он замечает кнопку «Срок» и решает поставить «Дэдлайн» до завтрашнего дня.

Срок дедлайн задач карточки поковка

Он вспоминает, что не поставил временные рамки для задач касаемо сбора товара для точек. Он закрывает этот окошко и нажимает на «Сбор урожая для точек». Там он выбирает срок и ставит срок завершения через два часа от начала рабочего дня. Ведь будет всего два часа от начала рабочего дня, чтобы рабочие успели вовремя собрать свежий товар перед тем, как машина отправится развозить товар по рынкам.

А также он ставит напоминание за 10 мину и жмет «Сохранить».

Напоминание и срок для сбора урожая для точек

Карточка сбора урожая для точек с настройками

После чего он закрывает окошко. Дальше он нажимает на карточку «Прополка» и делает все то же самое. Он назначает задачи «Необходимо прополоть заднее поле», «Необходимо прополоть поле с луком» и «Необходимо прополоть поле с петрушкой». И назначает сроки «Неделя». Потом нажимает на кнопку «Обложка» и ставит оранжевый цвет.

как организовать работу в карточке прополка в Trello?

После чего он вспоминает, что у него были мысли касаемо ремонта и удобрения полей. Он добавляет две эти карточки, но поскольку они не первостепенны, то он их не заполняет задачами, а оставляет себе в качестве напоминания, что необходимо будет сделать.

Создание команды в Trello

Потом он решает пригласить хоть кого-то из своих работников, кто уже установил себе приложение или хотя бы имеет почту. Он на главном экране доски нажимает на кнопку «Пригласить». В появившимся окне появилась кнопка «Создать команду», чему главный хуторянин следует и нажимает туда.

Он дает имя команде и назначает его тип. После чего нажимает «Создать команду».

Окно - создать команду

После чего возникает окошко, куда его просят пригласить кого-либо из команды. Он вбивает туда адрес электронной почты работника, который там зарегистрировался и нажимает «Отправить приглашение». После того как работник примет приглашение он становится частью команды и ему тоже позволено совершать какие-то действия. Ставить задачи, обозначать как завершенные и многое прочее.

Как только работник добавился, главный хуторянин может сделать его участником какой-либо карточки. В данном случае он назначил своего работника участником «Сбор урожая для точек», дав понять, что он становится участником этой карточки.

Информация о участнике команды

Сотрудник принял задачи и вызвался выполнить одну из них, отметив это в комментариях к задаче.

Задачу принял - комментарий участника

После этого он переносит карточку из колонки «Список дел» в «В процессе» просто зажав мышкой на карточке и простым перемещением, как если бы документ из одной папочки переносили в другую.

Карточка сбор урожая для точек перенесена в колонку в процессе и получили ответ на вопрос «как организовать работу в Trello?».

Все, теперь главный хуторянин доволен. Осталось других работников подбить установить это приложение, или воспользоваться компьютером. Зарегистрироваться и можно начинать управлять своим хозяйством куда эффективнее. Он сможет за день создавать новые задачи, которые необходимо выполнить. Сотрудники, видя, что необходимо сделать и какие заказы есть, зная свои силы, будут сами резервировать себе задачи, которые будут выполнять. Будут четко знать, что им надо делать, какой стоит срок. Таким образом, за хаосом начнет приходить постепенно порядок.

Заключение

В этой статье мы рассмотрели Trello уже на практическом примере и постарались ответить на вопрос «как организовать работу в Trello?». Даже вроде взять обычное фермерское хозяйство, но и там бывает беспорядок в управлении, а Trello наглядным образом показало как можно более или менее привести дела в порядок. Когда каждый сотрудник знает, какие задачи стоят и какие планы у хозяйства. Какие сроки поставленным задачам. Тогда процессы проходят куда более предсказуемо и гармонично. Каждый работник может заявить, что он уже делает эту работу, чтобы другие видели, чем он занят и на что вызвался. Я не углубился в бизнес-класс подписку, а ограничился базовым функционалом, которого, по моему мнению, вполне достаточно, чтобы эффективнее управлять производством, делами, процессами и много чем еще.