автоматизация документооборота
Автоматизация бизнеса

Автоматизация документооборота

Автоматизация электронного документооборота – действенный способ увеличения эффективности управления. Она позволяет оптимизировать различные внутренние процессы организации, избавившись от изъянов бумажного делопроизводства.

Автоматизация документооборота на предприятии

Автоматизация документооборота на предприятии

Автоматизация делопроизводства и документооборота представляет собой внедрение системы, позволяющей формировать, перемещать и хранить любую внутреннюю документацию компании, контролируя все этапы согласования, редактирования или исполнения этих документов. При этом участие человека в процессах минимально. Автоматизация управления документооборотом позволяет:

  • сформировать единый массив электронных документов с удобной поисковой системой;
  • минимизировать рутинные операции и уменьшить количество ручной работы;
  • разработать алгоритмы для прохождения документов, отвечающие технологическим процессам;
  • сократить либо полностью ликвидировать бумажные носители информации;
  • быстро обмениваться внутренней документацией между подразделениями и сотрудниками;
  • в ускоренном порядке формировать распоряжения и указания, контролируя их выполнение;
  • планировать распределение рабочего времени сотрудников и контролировать их деятельность;
  • внедрить технологии передачи служебной документации, используя внешние системы;
  • поддерживать административные процессы;
  • привести схемы делопроизводства к одному алгоритму.

А также вы можете прочитать эту статью Системы управления проектами. Что это?

Автоматизация кадрового документооборота

Существование отдела кадров обязательно для каждой организации, и чем больше штат, тем сложнее выполнять все задачи вручную. Разработка систем автоматизации электронного документооборота для кадрового отдела позволяет повысить оперативность выдачи справок, обработки заявлений и иных действий, приведя в соответствие нагрузку и скорость работы. Помимо этого, можно сократить количество ошибок при учёте часов, налоговых отчислений и заработной платы. Всё это позволяет увеличить эффективность деятельности.

Помимо всего прочего увеличить эффективность позволяют и CRM системы. О них вы можете почитать в следующих статьях: Что такое CRM-система простым языком? Какие CRM-системы есть?

Задачи автоматизации документооборота

Задачи автоматизации документооборота

Основными задачами автоматизации делопроизводства и электронного документооборота являются следующие:

  1. Осуществление удобного и результативного управления последовательностями и процессами стандартных действий.
  2. Выстраивание полноценных маршрутов трансфера электронных справок, актов и договоров.
  3. Объединение инструментов контроля, позволяющее выявить и оперативно устранить недочёты в различных сферах работы.
  4. Организация архивов и каталогизация файлов, что позволяет облегчить и улучшить условия хранения.
  5. Повышение результативности использования ресурсов организации за счёт проведения качественного внедрения в процессы руководства современных решений.

Процесс автоматизации документооборота

Процесс автоматизации документооборота

Автоматизация документооборота в организации реализуется в несколько этапов. Некоторые из них компания выполняет самостоятельно, технические же аспекты возлагаются на интегратора, являющегося поставщиком системы автоматизации документооборота. Внедрение автоматизации документооборота и учёта включает следующие этапы:

  1. Выявление основных процессов в компании.
  2. Определение базовых требований к процессам.
  3. Создание критериев выбора СЭД.
  4. Выбор интегратора.
  5. Контроль процесса внедрения, включающего разработку регламентов делопроизводства, заполнение справочников, тестирование и обучение сотрудников.
  6. Документирование.

Системы автоматизации документооборота и учёта

Системы автоматизации документооборота и учёта

Системы автоматизации управления документооборотом предназначены для комфортной работы сотрудников с электронными документами и их внутренней коммуникации. Системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (СЭД) можно классифицировать по используемым технологиям:

  1. Клиент-серверные. В таких системах основные модели управления располагаются на выделенном сервере, а пользователи работают с СЭД посредством клиентской части специального интерфейса.
  2. Функционирующие на основе баз данных. Эти системы автоматизации делопроизводства и документооборота объединены с базами Oracle, SQL и прочими. При этом все сведения хранятся в базе, и для их обработки применяются отдельные модули.
  3. Работающие на технологиях Web. Подобные системы автоматизации документооборота предприятия обеспечивают дистанционный доступ к рабочему серверу без необходимости использовать клиентские приложения. Они позволяют применять Web-браузеры в роли пользовательского интерфейса.
  4. «Облачные» системы. Такие СЭД работают с сервером хостинг-провайдера.

Программы автоматизации документооборота

Программы автоматизации документооборота

Чтобы наглядно продемонстрировать, в чём заключается автоматизация документооборота, следует ознакомиться с программами, использующимися для этих целей:

  1. 1С: документооборот. Автоматизация документооборота 1С позволяет управлять внутренними процессами, поддерживая возможность коллективной деятельности и формирования аналитики.
  2. Docspace. Применяется для рутинной работы персонала при управлении документацией, размещаемой на корпоративном сервере.
  3. Onlyoffice. Виртуальный редактор документов, применяемый в бизнес-администрировании.
  4. Documentum. Многофункциональный сервис, позволяющий организовать делопроизводство в компании.
  5. Docsvision. Веб-версия СЭД для предприятий разного размера.

Заключение

В современном бизнесе использование технологии автоматизации документооборота выступает как средство оптимизации и конкурентная необходимость. Благодаря СЭД компании получают возможность опережать конкурентов на этапе принятия стратегических решений и планирования. Не следует экономить на СЭД, поскольку она позволяет получить измеримый экономический эффект и выгоды.